Cosa si intende per software HACCP
Sotto questo nome stanno due famiglie di strumenti. La prima vuole coprire tutto l’autocontrollo: temperature dei frigoriferi, pulizie, scadenze, formazione, documenti, a volte con sonde e apparecchi da installare. La seconda fa una cosa sola e prova a farla bene: per esempio le registrazioni di produzione, cioè le schede delle preparazioni con i loro lotti.
Nessuna delle due è «il manuale HACCP». Il piano di autocontrollo è l’analisi dei pericoli della tua attività, con le procedure e i limiti che valgono per la tua cucina: lo scrive e lo aggiorna un consulente. Il software è il quaderno su cui registri quello che il piano ti chiede di registrare.
Le sei domande da fare prima di sceglierlo
Uno: quanto tempo chiede durante il servizio. È la domanda che decide tutto. Uno strumento completo che richiede dieci passaggi per ogni registrazione viene usato la prima settimana e poi lasciato lì. Fatti mostrare quanti tocchi servono per registrare una preparazione vera, con le mani occupate.
Due: i lotti li ricopi o li legge. Ricopiare lotto e scadenza da ogni etichetta è il lavoro più lungo e quello dove si sbaglia. Uno strumento che legge l’etichetta da una foto toglie proprio quella parte.
Tre: gli allergeni arrivano da soli nella scheda. Una preparazione contiene gli allergeni di tutti i prodotti che ci sono dentro; se lo strumento li conosce dall’etichetta, li porta nella scheda senza che qualcuno debba ricordarseli.
Quattro: funziona senza connessione. In cella, in laboratorio, nel seminterrato il segnale spesso non c’è. Se lo strumento si ferma quando manca la rete, la registrazione finisce per essere fatta più tardi, a memoria.
Cinque: stampa o mostra subito. A un controllo serve la scheda di ieri e quella di tre mesi fa, in un paio di minuti, in un formato che si possa stampare o inviare.
Sei: dove restano i dati e cosa succede se smetti. Chiedi dove sono conservate le registrazioni, se puoi esportarle e se restano consultabili quando l’abbonamento finisce.
Quanto costa un software HACCP
Quasi tutti si pagano in abbonamento, mensile o annuale, di solito per locale. I sistemi che usano sonde, tablet o stampanti dedicate aggiungono il costo degli apparecchi e a volte dell’installazione. Per confrontare davvero due offerte chiedi il totale del primo anno: abbonamento, apparecchi, attivazione, assistenza.
KitchenTrace costa 19,99 € al mese oppure 199 € l’anno, con 14 giorni di prova gratuita. Non servono apparecchi: basta il telefono o l’iPad. L’abbonamento si attiva e si disdice dall’App Store.
Cosa fa KitchenTrace e cosa non fa
Appartiene alla seconda famiglia: fa le schede. Fotografi l’etichetta dei prodotti che utilizzi e l’app legge prodotto, lotto, scadenza e allergeni. Quando prepari qualcosa scegli i prodotti che hai usato e la scheda di produzione è compilata. Se la preparazione passa dall’abbattitore, la scheda di abbattimento è collegata, con le tre procedure distinte: raffreddamento del cotto, congelamento, bonifica del pesce per il crudo. Le schede si stampano in A4 o si mostrano in PDF. Funziona senza connessione e senza creare un account; l’archivio resta sul dispositivo.
Non scrive il piano di autocontrollo, non sostituisce il consulente e non decide al posto tuo i tempi di conservazione: quelli li stabilisce il tuo piano. È disponibile per iPhone, iPad e Android, con 14 giorni di prova gratuita.
Prima di passare al digitale: una riga nel manuale
Qualunque strumento tu scelga, il piano di autocontrollo deve dire come registri. Se il manuale descrive moduli cartacei e tu mostri un telefono, stai facendo una cosa diversa da quella che hai scritto. Basta una riga, messa dal consulente, che indichi che le registrazioni di produzione e abbattimento sono tenute in formato digitale, con stampa a richiesta.
Cosa dice la norma
Domande frequenti
Un software HACCP è obbligatorio?
No. La norma chiede procedure e registrazioni adeguate all’attività, non uno strumento particolare: carta e digitale sono entrambi ammessi. Il software serve a fare le stesse registrazioni in meno tempo e a ritrovarle subito.
Un’app può sostituire il manuale HACCP?
No. Il manuale, cioè il piano di autocontrollo, è l’analisi della tua attività e lo redige un consulente. L’app tiene le registrazioni che il piano prevede.
Le registrazioni fatte con un’app valgono a un controllo?
Il supporto è libero: contano il contenuto, chi ha registrato e quando, e la possibilità di mostrare o stampare subito. Conviene che il piano di autocontrollo indichi che le registrazioni sono digitali.
Esiste un software HACCP gratuito?
Per cominciare senza spendere c’è la carta: in queste guide trovi un modello di scheda di produzione in PDF da stampare. KitchenTrace si può provare gratis per 14 giorni.
Serve una connessione a internet?
Dipende dallo strumento. KitchenTrace funziona senza connessione: le schede si compilano anche in cella o in laboratorio dove non c’è segnale.
Va bene anche per pasticcerie, gelaterie e laboratori?
Sì: dovunque si preparano semilavorati che vengono conservati e usati dopo, servono le stesse registrazioni di produzione e, se si usa l’abbattitore, di abbattimento.
KitchenTrace è nata in cucina, in servizio, per togliere la parte più lunga delle schede: ricopiare lotti e scadenze. Una foto all’etichetta, e la scheda di produzione si compila da sola. Su iPhone e iPad, 14 giorni di prova gratuita, poi 19,99 € al mese o 199 € l’anno.
Prova KitchenTrace