Cosa chiede la legge
Le procedure HACCP vanno documentate e le registrazioni conservate «per un periodo adeguato»: il regolamento non dice «su carta» e non dice «su computer», perché è del 2004 e ha scelto apposta di non legarsi a un supporto. Il regolamento sui controlli ufficiali, più recente, dice che gli operatori devono dare accesso ai locali, ai documenti e ai sistemi informatici. Il supporto è libero; quello che non è libero è il contenuto: chi, cosa, quando, e la possibilità di ricostruire.
Cosa chiede l’ispettore in pratica
Vuole vedere in due minuti la registrazione di ieri e quella di tre mesi fa, capire chi l’ha fatta e quando, e — molto spesso — avere il foglio in mano per allegarlo al verbale. Un telefono che si sblocca, apre l’app e mostra la scheda va benissimo; un telefono scarico, un’app che chiede un accesso che nessuno ricorda o un «i dati sono nel cloud e non ho campo» no. La stampa non è un obbligo di legge: è una cortesia che evita discussioni, e un PDF che si manda per e-mail sul momento vale lo stesso.
Le quattro cose che un registro digitale deve avere
Data e ora messe dal sistema, non scritte a mano dopo. Il nome dell’operatore su ogni registrazione. Una traccia se qualcosa viene corretto: la versione precedente non sparisce, si vede che è stata cambiata e da chi. E una copia di sicurezza che non stia sullo stesso telefono: se il telefono cade in pentola, il registro di due anni non deve cadere con lui. Senza queste quattro cose il digitale è meno affidabile della carta, non più.
Aggiorna il manuale
È il passaggio che quasi tutti saltano. Il piano di autocontrollo descrive come registri: se descrive moduli cartacei con firma e tu mostri un telefono, per il controllo stai facendo una cosa diversa da quella che hai scritto, e non importa se è migliore. Serve una riga nel piano — «le registrazioni di produzione e abbattimento sono tenute in formato digitale con l’applicazione X, con stampa a richiesta» — messa dal consulente, con la data. Dieci minuti, e il telefono diventa il registro ufficiale.
Cosa dice la norma
Domande frequenti
Devo stampare le schede ogni giorno?
No. Stampi quando ti viene chiesto, o con la frequenza che il tuo piano prevede (alcuni piani chiedono un’archiviazione mensile). L’importante è che la stampa sia possibile in qualsiasi momento.
Se il telefono si rompe o lo perdo?
Serve una copia di sicurezza fuori dal telefono, fatta in automatico e verificata almeno una volta: la domanda «e se lo perdi?» te la fa il controllo, e la risposta giusta è mostrare il backup, non descriverlo.
Le fotografie delle etichette valgono come registrazione?
Valgono come prova di quello che c’era scritto, ed è tanto: lotto e scadenza leggibili sei mesi dopo. La registrazione resta la scheda che dice cosa, quando, chi. La foto è l’allegato.
KitchenTrace registra data, ora e operatore su ogni scheda, tiene la fotografia dell’etichetta legata al lotto, stampa in A4 o manda il PDF, e fa una copia di sicurezza ogni sera. Nel piano di autocontrollo va scritto che le registrazioni sono digitali: quella riga la mette il tuo consulente, io ti do il testo.
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