Cosa c’è nel modello
Due pagine. La prima è la scheda di produzione: una per ogni preparazione che finisce in cella o in frigorifero con un codice sopra. La seconda è la scheda di abbattimento, da usare quando quella preparazione passa dall’abbattitore. Le ho disegnate come le compilo io: i campi nell’ordine in cui si riempiono durante il lavoro, lo spazio per scrivere a penna con le mani che hanno appena lavorato, e il codice in alto a destra, dove lo si cerca.
Stampane qualche copia, compilane una per una settimana e poi guarda cosa ti è mancato: è il modo più rapido per capire se il modello va bene per la tua cucina o se al tuo piano serve un campo in più.
La scheda di produzione, campo per campo
Preparazione e codice. Il nome è quello che usate in cucina; il codice è quello che scrivi anche sul contenitore. È il codice a legare il contenitore al foglio: se sul contenitore c’è scritto «ragù 2/10» e sulla scheda c’è «R-0210», davanti alla cella nessuno ritrova niente. Scegli una regola semplice e tienila sempre uguale.
Data di produzione e da consumarsi entro. La durata non si decide sul momento: è quella che il tuo piano di autocontrollo assegna a quel tipo di preparazione. Sulla scheda scrivi la data, non «tre giorni».
Conservazione. Dove sta e a che temperatura: frigorifero, congelatore, dispensa. Se la preparazione è stata abbattuta, lo segni qui e compili la seconda pagina.
Ingredienti. È la parte che conta per la rintracciabilità: per ogni prodotto usato, il nome, il fornitore, il lotto e la scadenza, ricopiati dall’etichetta. Il lotto va scritto per esteso: «vedi fattura» non dice quale confezione è finita in quale preparazione. Se dentro c’è un’altra tua preparazione, per esempio un fondo o una crema base, scrivi il suo codice: la sua scheda dice già con cosa è fatta.
Allergeni. Si barrano tutti quelli presenti nei prodotti usati, compresi quelli degli ingredienti composti: il brodo granulare, la salsa pronta, il semilavorato. Si leggono sull’etichetta, dove sono evidenziati. Nel modello i quattordici allergeni sono già elencati.
Operatore. Il nome o la sigla di chi ha fatto la preparazione e compilato la scheda.
La seconda pagina: la scheda di abbattimento
I trattamenti a freddo sono tre e sulla scheda si barra quale si è fatto: raffreddamento rapido del cotto, congelamento per conservare, bonifica del pesce destinato al consumo crudo. Poi si scrivono l’ora di inizio e la temperatura al cuore di partenza, l’ora di fine e la temperatura raggiunta, la durata. Per la bonifica i numeri sono quelli del regolamento: almeno −20 °C per 24 ore, oppure −35 °C per 15 ore. Per il raffreddamento e il congelamento i tempi e le temperature da rispettare sono quelli del tuo piano.
In alto c’è lo stesso codice della scheda di produzione: è così che le due schede restano collegate, e che fra sei mesi si riesce ancora a ricostruire cosa è successo a quel prodotto.
Tre errori da evitare
Il primo: compilare la scheda a fine giornata, a memoria. Le etichette sono già nel bidone e i lotti non si ricostruiscono; la scheda si compila mentre i prodotti sono sul banco.
Il secondo: dimenticare gli allergeni dei prodotti composti. La preparazione eredita gli allergeni di tutto quello che c’è dentro, anche di ciò che si usa in piccola quantità.
Il terzo: un codice sul contenitore diverso da quello della scheda, o nessun codice. Senza quel legame il foglio e il contenitore raccontano due storie separate.
Quando il foglio non basta più
La carta va bene: nessuna norma chiede un supporto particolare. Il limite è il tempo. Con poche preparazioni al giorno, ricopiare lotti e scadenze è questione di minuti; quando le preparazioni diventano tante, ricopiare a mano è la parte che porta via più tempo e dove nascono gli errori di trascrizione. È il motivo per cui ho costruito KitchenTrace: l’etichetta del prodotto che usi si fotografa una volta, e la scheda prende lotto, scadenza e allergeni da lì.
Cosa dice la norma
Domande frequenti
Il modello è gratuito?
Sì. Si scarica da questa pagina senza lasciare dati, si stampa e si usa quante volte vuoi nella tua cucina.
Posso modificarlo?
È un PDF pensato per essere stampato e compilato a penna. Se al tuo piano serve un campo in più, aggiungilo a mano in fondo o chiedi al tuo consulente di integrarlo nella modulistica del manuale.
Questo modello basta per essere in regola?
No, e nessun modello può farlo da solo. La scheda è una registrazione: rispondono agli obblighi il piano di autocontrollo della tua attività e il fatto che le registrazioni vengano fatte davvero. Il modello ti dà un foglio ordinato su cui farle.
Esiste un modello Excel o Word?
Io preferisco il PDF stampato, perché in cucina si compila a penna vicino al banco. Chi vuole compilare a schermo fa prima con uno strumento che legge i dati dall’etichetta, invece di riscriverli in una tabella.
Per quanto tempo devo conservare le schede compilate?
Per il periodo indicato nel tuo piano di autocontrollo. Ne parlo nella guida dedicata alla conservazione delle schede.
Lo stesso foglio, compilato dal telefono: con KitchenTrace fotografi l’etichetta dei prodotti che utilizzi, crei la preparazione toccando i prodotti che hai usato e la scheda di produzione è pronta, con lotti, scadenze e allergeni, da stampare in A4 o mostrare in PDF. La scheda di abbattimento è collegata. Su iPhone, iPad e Android, con 14 giorni di prova gratuita.
Prova KitchenTrace