Cosa dice davvero la norma
Il Reg. CE 852/2004, all’articolo 5, chiede a chi lavora alimenti di predisporre documenti e registrazioni «adeguati alla natura e alle dimensioni dell’impresa» e di conservarli per un periodo adeguato. Non c’è una tabella europea con i mesi. La logica è che la registrazione deve esistere finché il prodotto a cui si riferisce può ancora essere in circolazione o può ancora essere oggetto di una domanda.
Le indicazioni che girano
Nei manuali di settore e nelle linee guida regionali si trovano indicazioni di questo tipo: qualche mese per i prodotti freschissimi, sei mesi dopo la scadenza per i deperibili, dodici mesi dopo il termine minimo di conservazione per gli altri, fino a ventiquattro mesi per la roba senza data. Le riporto per dare un ordine di grandezza, non come regola: la regola per la tua cucina è scritta nel tuo piano.
La domanda giusta non è a me
La domanda giusta è a chi ti ha scritto il manuale di autocontrollo, perché è quello il documento che vale per la tua azienda e che un controllo confronta con quello che trova. Se il manuale dice sei mesi, sono sei mesi; se dice un anno, è un anno. Quello che non regge è non averlo scritto da nessuna parte e decidere a voce.
Il problema pratico è un altro
Nella mia esperienza il problema non è quanto tenere le schede, è ritrovarle. Un raccoglitore di fogli scritti a mano, dopo sei mesi, è un mucchio di carta in cui cercare una data specifica è un lavoro da mezz’ora. Il consiglio pratico: qualunque sia il periodo del tuo manuale, tieni le registrazioni in un modo in cui una scheda di un giorno preciso la trovi in un minuto. Stampate e archiviate per mese, o in un archivio sul telefono con la ricerca, non importa: importa che si trovino.
Cosa dice la norma
Domande frequenti
Le schede si possono tenere solo in digitale?
Sì, purché siano leggibili, non modificabili a posteriori senza traccia e disponibili quando vengono chieste. Una copia di sicurezza fuori dal dispositivo non è un optional: una scheda che esiste solo su un telefono rotto non esiste.
Devo conservare anche le etichette dei prodotti?
Non è richiesto conservare la carta; è richiesto poter risalire al lotto e al fornitore. Una fotografia dell’etichetta, collegata alla registrazione, fa lo stesso lavoro.
E le fatture e i documenti di trasporto?
Quelli seguono le regole fiscali e commerciali, che hanno termini propri e più lunghi. Per la rintracciabilità servono perché riportano fornitore, prodotto e spesso il lotto.
KitchenTrace tiene tutte le schede sul telefono, con la fotografia dell’etichetta attaccata a ogni lotto, fa un backup automatico ogni sera e permette di ritrovare una registrazione per data, prodotto o lotto in pochi secondi.
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