Cosa c’è sul DDT
Chi spedisce, chi riceve, la data, la descrizione della merce e la quantità, il vettore. E, nei fornitori organizzati — i grossisti, le piattaforme, i distributori con il gestionale — il lotto di ogni riga, anche per il magazzino secco: farine, conserve, olio, surgelati. È un documento amministrativo, nato per accompagnare la merce e per la fattura che arriva dopo, ma per la sicurezza alimentare è la prova più semplice della prima metà della rintracciabilità: quel fornitore mi ha consegnato quelle casse, di quel lotto, quel giorno. Va conservato, in ordine di data, e deve essere ritrovabile: un controllo che chiede «da chi arriva questo salmone» vuole vedere il documento, non sentirselo raccontare.
Cosa non dice
Due cose. La prima: il lotto sul DDT è quello che il fornitore ha letto dal suo magazzino, non quello che tu hai in mano. Quasi sempre coincidono; ogni tanto no, perché il picking ha preso la cassa accanto, o perché in una consegna di dodici pezzi ce ne sono di due lotti e sul documento ne compare uno. Per questo il lotto che vale è quello sulla confezione, ed è quello che deve finire nella scheda: il DDT serve a controllarlo, non a sostituirlo. La seconda: il DDT si ferma alla porta. Non sa che quel salmone è finito nella tartare di martedì e nel sugo di mercoledì. Quella parte la sai solo tu, se l’hai scritta.
Poi ci sono i fornitori senza gestionale — il piccolo produttore, il mercato — che scrivono «formaggio kg 3» e basta: lì il lotto lo prendi dall’etichetta, e se non c’è nemmeno lì, lo chiedi prima di scaricare.
Come lo uso io
Al ricevimento fotografo il DDT e lo lego a quella consegna: mi serve per la contabilità, come prova del fornitore e come elenco dei lotti attesi. Poi, prodotto per prodotto, registro il lotto dall’etichetta o dal cartellino, e quando non coincide con il DDT lo segno: è la riga che, in un richiamo, mi fa sapere quale dei due numeri era vero. Se il lotto non c’è né sul DDT né sul prodotto, lo chiedo al fornitore prima di scaricare: è lui che deve saperlo dire, e se non lo sa è un problema suo che diventa mio nel momento in cui accetto la merce.
Merce senza DDT — il contadino, il mercato, il pescatore con la licenza — la registro lo stesso: nome del fornitore, cosa, quanto, data, e la ricevuta che mi dà. La rintracciabilità chiede di sapere da chi arriva, e quella riga scritta da me vale come registrazione, purché ci sia.
DDT, fattura e scontrino non sono la stessa cosa
La fattura è il documento fiscale, arriva dopo e a volte raggruppa più consegne: ottima per il commercialista, poco utile per il richiamo di un lotto. Lo scontrino del cash and carry è la prova dell’acquisto e va conservato anche lui. Nessuno dei tre contiene il lotto: quello lo prendi dal prodotto. Se ti resta in mano un solo documento per consegna, che sia quello con data, fornitore e descrizione leggibile.
Cosa dice la norma
Domande frequenti
Per quanto tempo conservo i DDT?
Come documento amministrativo ha i suoi tempi fiscali, e su quelli chiedi al tuo commercialista. Per la tracciabilità vale il periodo scritto nel tuo piano di autocontrollo: in pratica almeno quanto dura il prodotto più longevo che ricevi, più un margine, e per molte cucine è uno o due anni.
Il lotto sul DDT non è lo stesso della confezione: cosa faccio?
Vale quello sulla confezione, perché è lei che va in cella e nella preparazione. Registri quello, segni la differenza e lo dici al fornitore: nove volte su dieci è un errore di picking, ma è il fornitore che deve correggere il suo documento, non tu il tuo prodotto.
Il DDT elettronico o via e-mail vale?
Sì, purché lo conservi in modo da ritrovarlo e da mostrarlo. Una cartella ordinata per mese sul telefono o sul computer vale quanto il raccoglitore, a patto che non sparisca insieme al telefono: fai una copia.
In KitchenTrace il fornitore e il lotto entrano dalla fotografia dell’etichetta o del cartellino, prodotto per prodotto: la scheda di produzione poi dice in quale preparazione è finito ogni lotto. Il DDT lo tieni a parte, come documento della consegna: l’app registra quello che il DDT non sa.
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